Hur du väljer ett system för schemaläggning - viktigt att tänka på

När du ska välja ett schemaläggningssystem så vet du som företagare att automatisering av manuella rutiner stärker verksamheten. Att kunna lägga värdefull tid inom andra viktiga segment gör stor skillnad för att företaget ska kunna blomstra snabbare. Att automatisera manuella rutiner sparar inte bara tid, det sparar givetvis stora mängder av onödiga kostnader också. Detta borde vara det första att tänka på när ni ska välja ett system för schemaläggning.

För många är schemaläggningssystem mer igenkännbart som personalsystem eller Workforce Management. Oavsett vad man kallar det så är det ett system som bör kunna implementeras i god synergi med er befintliga mjukvara. Detta kommer vara som skillnaden på dag och natt. 

Genom att integrera ett kraftfullt schemaläggningssystem som håller full koll på schemaplanering, schemaläggning, personalhantering och tidrapportering, står ni på starka ben. Med data som uppdateras i realtid är företaget alltid med i matchen.

11 viktiga punkter att leta efter i ett fullständigt schemaläggningssystem

• Automatisk kontroll av alla gällande regler och avtal
• Hantering av företagets personalschema
• Grafisk överblick och följsam visuell statistik.
• Möjligheten att skapa automatiska års scheman och låt anställda själva göra sin tidrapportering.
• Aktivitetsplanering inom verksamheten
• Planering av budget.   
• Kunna ha full insikt i varje krona och timme.
• Kundanpassade rapporter.
• Styra verksamheten och få information om era anställdas tidrapporter och scheman.
• Snabb och enkel implementation som fungerar med befintlig mjukvara
• Systemet ska vara användarvänligt så samtliga anställda kan engagera sig. 

Ett nytt system schemaläggning - våra största råd

Är du på jakt efter ett nytt schemaläggningssystem så har du möjligen hunnit kolla över flera alternativ. Det kan kännas utmanande att hitta just rätt för er. Det är trots allt ett stort beslut som kommer påverka er verksamhet på djupet och ligga som grund för all personalhantering. För och nackdelar existerar med alla tjänster, nedan följer det vi tycker är det mest avgörande.

Ett system som håller koll på alla detaljer

Inom personalhantering finns det väldigt mycket att ta hänsyn till, det är villkor och anställningslagar, tillgänglig personal, skiftrotation, fackliga bestämmelser, VAB, semester, sjukanmälningar, oväntad frånvaro m.m. Listan är lång och det krävs ett välfungerande system som håller koll på alla dessa samtidigt, så ni slipper. Se systemet som spindeln i nätet, vid varje liten vibration så varnar den direkt så att kommande problem kan lösas så snabbt och effektivt som möjligt. Ett WFM-system sover aldrig, tar ingen lunch, och råkar inte missa någon detalj på grund av en stressig morgon. Hur duktig man än är som ansvarig för schemaläggning så kommer det alltid en dag då allt inte är på sin plats och man missar någon liten detalj, vi är ju trots allt mänskliga. Genom ett verktyg som alltid håller koll undviker vi dessa eventuella misstag och ser till att det alltid går rätt till, med hög effektivitet, varje dag. 

Implementering av ett system som fungerar med befintlig mjukvara

Inför ett sånt här stort kliv för er verksamhet så måste det kännas så enkelt som möjligt för er. Klivet ska kännas lätt och självklart. Därför är det viktigt att ni väljer ett system för schemaläggning som fungerar i symbios med er befintliga mjukvara. Lägg stor vikt i att välja ett system som är redo att integrera med företagets övriga affärssystem som t.ex. ERP-, HR- och lönesystem. Att vid en implementering av ett Workforce Management system behöva ändra och styra om inom verksamheten är något ni vill undvika till allra högsta grad. Magkänslan ska vara: “Wow det här var smidigt”, och inte “nu ligger det mycket arbete framför oss”.

En support i toppklass

Det är otroligt viktigt att leverantören ni väljer har en support som går att lita på i vått och torrt. Det ska inte kännas som någon medioker support (vi alla har upplevt den) som i bästa fall svarar nästkommande dag, eller vid kontakt inte alls har någon bra koll om ert företag. Opersonlig support vill ni komma så långt bort som möjligt ifrån. På samma sätt som systemet ska vara enkelt så ska också lösningen av eventuella problem eller frågor vara det. 

Bara för att ett system i helhet ser likadant ut så behöver det inte betyda att systemuppsättningen ser likadan ut för alla företag. Därför blir det avgörande att ha en support som har full koll på hur just ert företag fungerar och kan direkt vid kontakt hjälpa er på bästa möjliga sätt utan att behöva ställa massa jobbiga och onödiga frågor. Sträva efter en support som kan guida er genom hela resan, ända från implementation till skarp drift.

Kom och gå funktion

Med en kom- & gå funktion kan man känna sig helt säker på att all tid som rapporteras är 100% korrekt. Det gör att man sparar tid genom att slippa onödiga diskussioner mellan anställd och chef. Avvikelser som rapporteras eller uppmärksammas kan godkännas eller justeras omedelbart med bara några klick. Kanske låter det här som en helt grundläggande funktion men i valet om ett nytt schemaläggningssystem är det extra viktigt att få en genomgång för just denna funktion så att du som chef vet att det kommer fungera som du vill.

Kunden i fokus

Välj en leverantör som lyssnar och värdesätter er input till allra högsta nivå. Det ska kännas som att ni har ett stort inflytande i hur systemet ser ut och fungerar, om det finns något som ni önskar att se, något som ni upplever hade gjort systemet bättre, så ska detta tas på högsta allvar av leverantör. Det är ni som använder systemet och vet allra bäst vad som behövs för att det ska fungera så bra som möjligt för er. Kontakten mellan er verksamhet och leverantör ska kännas som ett gott samarbete, precis som två vänner som vill den andra det allra allra bästa. 

Personalsystem som är användarvänligt för alla

Det ska kännas enkelt för alla. Se till att systemet är användarvänligt och att alla snabbt kan komma igång med det. Ett bra system ska engagera all personal, inte göra de förvirrade och omotiverade. Genom bättre förutsättningar, transparens och flexibilitet så ökar engagemanget ofta avsevärt. För att något nytt inom verksamheten ska tas emot positivt så gäller det att det nya systemet snabbt visar alla de fördelar man får som anställd. Det ska kännas som att stort lyft. 

Flera länder

Om ni inte redan har fotfäste i flera länder så är det möjligt att ni kommer ha det i framtiden. Ett system som sträcker sig över flera länder samtidigt blir avgörande för att få allt att fungera så enkelt och kostnadseffektivt som möjligt. Att behöva flera olika system ökar chansen att det blir rörigt. Genom att ha ett system som fungerar för all personalhantering så har ansvarig personal möjligheten att vara så effektiva som möjligt. Att antingen behöva separat personal för varje enskilt system, eller att ha en ansvarig som behöver skifta mellan olika system kommer komplicera hela processen. 

Jag ser väldigt stora vinningar i att jobba i ett system som spänner sig över alla våra 3 länder.

Malin Rantamäki - Kicks Scheduling Manager Nordic

Ett molnbaserat system med hög fokus på säkerhet

Vi rekommenderar att inte titta åt äldre lösningar, där det krävs ytterligare tjänster för att fungera. Ta reda på om det verkligen rör sig om en fullständigt molnbaserad SaaS-tjänst. Det är viktigt att ni får en komplett lösning som inte medför extra arbete.

Säkerhet i den digitala världen blir alltmer viktig för varje dag och det sista en verksamhet ska behöva tänka på är olika typer av dataintrång. Det gäller att hitta balansen mellan en säker digital etablering och ett givande arbetssätt för de anställda. Ökad säkerhet får även inte leda till för mycket komplikationer som gör att anställda letar sig till alternativa verktyg såsom privat chatt eller mejl som inte alls är ett bra alternativ ur ett säkerhetsperspektiv

Därför är det även viktigt att ha tillgänglighet och enkelhet i åtanke inför utvecklingen inom verksamheten. Leta efter fullt stöd för SSO, vilket både underlättar och utökar säkerheten för all er personal.  

Så vad ska du tänka på i framtiden

Det finns flera olika system för schemaläggning och personalplanering som hjälper dig som chef att ha full koll på schemat. När du ska ta ett beslut om vilket system som bäst passar ert företag så ska samtliga funktioner vägas mot det behovet ni har idag men också vara framtids säkrat så att det finns rum för er att växa och expandera när det är dags. Men i slutändan handlar nästan allt om hur lösningsorienterade leverantören av ert schemaläggningssystem är när utmaningar dyker upp och hur ni tillsammans kommer att kunna tackla dessa. Med ett schemasystem som inte bara fungerar för er men som också finns där och stöttar när det finns behov av implementationer som är unika för er så kan ni känna er helt trygga i att det är rätt system att investera i.