De tio främsta fördelarna med ett komplett schemasystem

Att implementera ett kraftfullt schemasystem i er verksamhet har många fördelar. Nedan följer tio av de främsta fördelarna som ett fullständigt schemasystem kommer att bidra med.

Minimera risker för missar genom att integrera ERP-, HR- och lönesystem

Ett välfungerande system för schemaläggning ska inte vara komplicerat, det ska kännas smidigt och lätt att använda inom er verksamhet, något som endast stärker er position. Det ska vara enkelt att både installera och att använda. Genom att integrera det nya systemet med företagets övriga verksamhetssystem som t.ex. ERP-, HR- och lönesystem sparar vi resurser och tid. 

På det sättet är värdefull och aktuell information alltid inom räckvidd  – utan risk för fel och förseningar.

Hantera företagets personalschema

Få tydlig och fullständig överblick för personalschema. Låt era medarbetare känna sig delaktiga genom att alltid ha tillgång till schemat via app eller webb.

Genom att låta schemasystemet hålla koll på alla viktiga parametrar, blir man proaktivt varnad genom en notis om något blir fel i systemet. Notisen berättar då vad som behöver korrigeras. Man kan på så sätt undvika onödiga misstag och minimera de risker som finns.

Skapa automatiska årsscheman och låt anställda själva göra sin tidsrapportering

Moderna schemasystem har funktionalitet för att kunna skapa upp scheman efter behov. Oftast beräknas detta behov utifrån en eller flera dataströmmar, t.ex. besökandes kunder, antal köp, antal ordrar eller annat. Behovet räknas om till timmar och systemet sätter sedan samman dessa behovstimmar till schemapass. 

Bemannade och obemannade schemapass

Dessa schemapass kan vara obemannade eller bemannade. Är de bemannade så krävs att samtliga anställda, anställdas kontrakt samt de kollektivavtal som anställda är kopplade till finns angivna i systemet. Den data som ligger till grund för behovsberäkningen kan även ligga till grund för aktivitetsplanering, dvs att man direkt i schemapasset ser vilken aktivitet som ska utföras vid vilken tidpunkt. 

Hänsyn till personkemi

Många schemaplanerare vill dock själva bemanna de skapade schemapassen manuellt för att få gruppen sammansatt enligt egna önskemål. Så att personkemi och annat tas hänsyn till, något som ett system än så länge är dåligt på att bedöma. 

Kontroll av kontrakterade timmar

Om man kan lita på att planerat schema täcker det behov som finns samt att sammansättning av personal fungerar kommer systemet att kontrollera så att alla anställdas kontrakterade timmar är utlagda enligt avtal och anställningskontrakt. Finjusteringar görs och sedan har man ett skarpt schema som både täcker behov av arbetsinsats samt håller de regler och lagar som gäller.

Anställd kan själv ansöka och rapportera ändringar

Anställd har tillgång till sitt planerade schema för ett antal veckor framåt i tiden och kan då själv aktivt hjälpa till med planering av ev. ändringar pga. semester, sjukdom, vab osv. som alltid inträffar i verkliga livet. Finessen ligger i att anställd själv kan ansöka eller rapportera dessa ändringar i sin mobilapp vilket innebär att systemet fångar upp dessa och lägger in alla avvikelser där de hör hemma. Resultatet blir ett helt klart löneunderlag som kan importeras automatiskt in i lönesystemet och ligga till grund för utbetald lön.

Aktivitetsplanera er verksamhet

Så gott som alla företag jobbar med aktivitetsplanering i någon form. Dvs. att via aktiviteter styra vad som ska göras. Problemet för många är hur man ska kommunicera detta med sina medarbetare. Dels att fördela ut vilka aktiviteter som ska utföras samt att sedan följa upp vilka aktiviteter som är utförda så att dessa kan prickas av och nya planeras. En aktivitet kan vara liten såsom att plocka en orderrad eller en större som att skylta om hela butiken. Det kan också vara enstaka aktiviteter som att delta på en skyddsutbildning eller även återkommande aktiviteter som att packa.

Schemaplanering av aktiviteter med uppföljning och mätbarhet

Genom att planera ut de aktiviteter som ska göras i schemapassen är det aldrig någon tvekan om vad anställd ska göra, fördelen är att man då även får uppföljning på när aktiviteten är utförd samt hur lång tid den tog. Har man flera aktiviteter av samma sort kan man dessutom summera dessa så man kan mäta hur mycket tid som går ut totalt sett för att lösa en viss uppgift. Här skapar vi möjligheten för mätbarhet, vilket ofta brukar leda till framgång.

Planera verksamheten efter budget

Att jobba mot en budget är ganska naturligt för de flesta verksamheter. Att veta inom vilka ekonomiska och resursmässiga ramar man har att förhålla sig till. Samma sak gäller med de flesta schemasystem idag. Det är ganska självklart, ofta en förutsättning, att kunna ange en budget för verksamhetens kostnad och intäkt. 

Bryt ner budget mot tidsperiod

Lite mer avancerade system hjälper dessutom användaren att göra detta på ett lite smartare sätt. Baserat på historik samt trender i försäljning eller kundströmmar kan en budget på aggregerad nivå (t.ex. vecka, månad eller år) brytas ner till en budget per dag eller till och med per timme. Det vill säga om vi har 100 timmar i budget för en vecka att utföra en viss uppgift kan dessa brytas ner så vi vet exakt hur dessa 100 timmar ska planeras ut för att göra mest nytta. Att optimera sina resurser.

Det vi gillar med TooEasy är systemets enkelhet för cheferna, möjligheten att på ett visuellt sätt se hur man ligger mot budget och att det utan problem hanterar de 4 länder som vi är etablerade i. TooEasy tar ansvar för sin produkt och lyssnar på oss som kund.

Linda Nilsson, Actic

Automatisk kontroll av alla gällande regler och avtal

Inom schemaläggning för personal finns det mycket att ta hänsyn till, det är villkor och anställningslagar, tillgänglig personal, skiftrotation, fackliga bestämmelser, VAB, semester, sjukanmälningar, oväntad frånvaro m.m.

Ett schemasystem tar aldrig en paus

Listan är lång och det krävs ett välfungerande system som håller koll på alla dessa samtidigt. Se schemasystemet som spindeln i nätet, vid varje liten vibration så varnar den direkt så att kommande problem kan lösas så snabbt och effektivt som möjligt. Ett komplett schemasystem sover aldrig, tar ingen lunch, och råkar inte missa någon detalj på grund av en stressig morgon. 

Undvik eventuella missar

Genom ett verktyg som alltid håller koll undviker vi dessa eventuella misstag och ser till att det alltid går rätt till, med hög effektivitet, varje dag. Allt för att verksamheten ska glida på så fint som möjligt.

Grafisk överblick och följsam visuell statistik

Genom följsam statistik presenterat via grafiska överblickar får du snabbt koll på läget. Det är lätt att bli dränkt i massvis med siffror som skapar huvudvärk - genom grafiska element presenteras det på ett sätt som är begripligt och lätt att agera fort på.

Kundanpassade rapporter

All planering och budgetering blir inte bättre än den uppföljning som finns - om man inte kan följa upp det man planerar eller budgeterar på ett smidigt och bra sätt är det svårt att mäta och lära sig någonting. Att verkligen veta varför det ser ut som det gör eller blev som det blev är nyckeln till ständigt lärande och konstanta förbättringar.

Flexibel rapportgenerator

De flesta verksamheter har sina egna fokusområden som är speciellt viktiga för dem. Att kunna följa dessa på enklast sätt är oftast viktigt. Då är det av vital betydelse att det schemasystem man använder har en flexibel rapportgenerator samt ett befintligt rapportpaket som täcker de flesta behov. Att sedan utifrån en befintlig rapport skräddarsy den för att passa perfekt ska vara en enkel historia.

Standardsystem – snabb och enkel implementation

Inför ett sånt här stort kliv för er verksamhet så måste det kännas så enkelt som möjligt för er. Klivet ska kännas lätt och självklart. Därför är det viktigt att schemasystemet fungerar i symbios med er befintliga mjukvara. Att vid en implementering av ett schemasystem behöva ändra och styra om inom verksamheten är något vi vill undvika till allra högsta grad. Magkänslan vi vill skapa: “Wow det här var smidigt”, och inte “nu ligger det mycket arbete framför oss”.

Ett system för alla anställda

Att ha allt under samma tak. Den kanske största möjlighet som finns med ett system för all schemaläggning är det faktum att de allra flesta anställda i bolaget använder sig av det. Antingen via tidsregistrering - så kallad Kom&Gå, via sin mobilapp eller webbapp. Detta faktum kan användas på ett mycket positivt sätt genom att använda schemasystemet till att förmedla information till samtliga anställda, hämta information från organisationen, visa nyckeltal eller bara påminna om en rolig AW på fredag.