5 viktiga faktorer i ett komplett personal- och schemasystem

Ett effektivt personal- och schemasystem kan revolutionera din arbetsplats, först och främst är det viktigt att förstå varför just ni behöver ett komplett personal- och schemasystem.

Ett välfungerande system

Effektiva system minskar administrativa bördor och optimerar era arbetsflöden. Det finns väldigt mycket att ta hänsyn till, det är villkor och anställningslagar, tillgänglig personal, skiftrotationer, fackliga bestämmelser, VAB, semester, sjukanmälningar, oväntad frånvaro m.m. Listan är lång och det krävs ett välfungerande system som håller koll på alla dessa samtidigt, så att ni slipper tänka på det.

5 huvudsakliga faktorer

När det är dags att välja ert nya system för all schemaläggning och personalhantering så finns det 5 huvudsakliga faktorer att titta noggrant på:

Funktionalitet

Systemet bör ha de funktioner som du behöver för att effektivt hantera din personal och schemaläggning. Till exempel tid och närvarohantering, personaladministration, automatisk lönerapportering, schemaläggningsfunktioner, semesterhantering och mer. Därför är det viktigt att ni väljer ett system som fungerar i symbios med er befintliga mjukvara. Välj ett system som är redo att integrera med företagets övriga affärssystem som t.ex. ERP-, HR- och lönesystem.

Användarvänlighet

Systemet ska vara lätt att använda och lära sig för både chefer och personal. Ett intuitivt gränssnitt och tydliga instruktioner kan göra en stor skillnad. Välj ett system som är enkelt för alla att använda. Detta ökar engagemanget bland personalen och gör övergången till det nya systemet smidigare. Goda förutsättningar, transparens och flexibilitet leder till nöjda medarbetare.

“Vi bytte till TooEasy för att de är anpassade till vår bransch och därför ger oss det vi önskar och behöver i ett schema- och bemanningsprogram. TooEasy upplevs som enkelt och smidigt, och det gör det lätt att introducera och utbilda nya medarbetare.”

- Adam Andersson, Retail Manager, Cervera

Skalbarhet

Ett avgörande inslag när ni väljer ert system är att det måste vara en flexibel och skalbar lösning som kan följa med i era förändrade behov över tid. Som företag är det naturligt att växa och utvecklas, och det är här som ett anpassningsbart system kommer till sin rätt.

Fördelarna med att ha ett system som kan växa i takt med er organisation är många. För det första, det innebär att ni kan optimera och effektivisera era arbetsprocesser under hela resan. Vidare ger det er en konkurrensfördel. Ni kan snabbt anpassa er till förändrade marknadsförhållanden, och ni behöver inte byta ut hela systemet eller investera i kostsamma uppgraderingar varje gång ni expanderar. Detta sparar både tid och resurser och gör att ni kan fokusera på er kärnverksamhet.

‍”TooEasy gänget är ett företag som är 100% kundfokuserat. De håller verkligen sina kunder främst i allt de gör och involverar oss i hur produkten ska utvecklas för att möta de förändringar som hela tiden sker. Att få bidra i både produktråd och årliga kundträffar som både ger insikt i framtiden men också stor möjlighet att påverka har varit superbra. Vi har också kunnat utveckla de egna behov/lösningar vi har haft specifikt för vår business.”

- Andreas Sundberg, DTC Support Manager Nordics, Fiskars

En nära support

Kontrollera vilken typ kvalité av support som leverantören erbjuder. En bra support kan göra implementeringen och underhållsprocessen mycket enklare. Ni bör undvika en medioker support (vi har alla upplevt den), som i bästa fall svarar först nästa dag eller som inte har tillräcklig kännedom om ert företag när ni kontaktar dem. På samma sätt som systemet bör vara användarvänligt, bör även lösningen av eventuella problem eller frågor vara det.

Uppsättningar skiljer sig

Även om ett system i sin helhet kan se likadant ut betyder det inte att system uppsättningen är densamma för alla företag. Därför är det avgörande att ha en support som har full förståelse för hur ert specifika företag fungerar och kan ge er omedelbar hjälp vid kontakt, utan att behöva ställa många besvärliga och onödiga frågor. Sträva efter en support som kan guida er genom hela processen, från implementering till skarp drift.

Kostnad

När du ska ta ett beslut om vilket system som bäst passar ert företag så ska samtliga funktioner vägas mot det behovet ni har idag men också vara säkrat för framtiden så att det finns rum för er att växa och expandera när det är dags. I slutändan handlar nästan allt om hur lösningsorienterade leverantören av ert personal- och schemasystem är när utmaningar dyker upp och hur ni tillsammans kommer att kunna tackla dessa. Med ett system som inte bara fungerar för er, men som också finns där och stöttar när det finns behov av implementationer som är unika för er, så kan ni känna er helt trygga i att det är rätt system att investera i. Priset är en viktig faktor, men kom ihåg att kvaliteten på systemet och de fördelar det ger kan vara värt en större initial investering.