5 stora fördelar med ett komplett personalsystem
För många företag är det en naturlig utveckling att implementera ett komplett personalsystem. I takt med att företaget växer så blir det avgörande för ansvarig personal att ha tillgång till ett kraftfullt verktyg. Nedan följer 5 av de främsta fördelarna med ett komplett personalsystem:
1. Automatisk kontroll av alla gällande regler och avtal
Inom schemaläggning för personal finns det mycket att ta hänsyn till, det är villkor och anställningslagar, tillgänglig personal, skiftrotation, fackliga bestämmelser, VAB, semester, sjukanmälningar, oväntad frånvaro m.m.
Ett personalsystem tar aldrig en paus
Listan är lång och det krävs ett välfungerande system som håller koll på alla dessa samtidigt. Se personalsystemet som spindeln i nätet, vid varje liten vibration så varnar den direkt så att kommande problem kan lösas så snabbt och effektivt som möjligt.
TooEasy hjälper mig att göra ett ännu bättre jobb som Butikschef. Systemet är otroligt lätt att förstå och nästan självlärande. Jag tjänar in på ren datortid vid schemaläggning, men den största vinsten ligger nog i all tid jag sparar tack vare att personalsystemet hjälper mig göra rätt från början.
Emma Salomonsson - Butikschef, Akademiebokhandeln
2. Komplett och automatisk lönerapportering
Det är få saker som är så viktigt som korrekt lönerapportering och löneutbetalning, och det är mycket att hålla koll på. Att få detta att fungera i symbios med all schemaläggning och personalhantering kommer spara otroligt mycket tid och huvudvärk.
Lönerapportering med åtgärder i realtid
Då allt underlag för löneutbetalning nu kommer från ett personalsystem så hamnar fokus på att alla avvikelser och andra schemaändringar registreras på rätt sätt. Detta minskar riskerna avsevärt för eventuella misstag eller missar. Då alla händelser justeras och åtgärdas i realtid är det oftast bara att godkänna löneperiod. Ni kan läsa mer om vår automatiska lönerapportering här.
3. Minimera risker för missar genom att integrera ERP-, HR- och lönesystem
Ett välfungerande personalsystem ska inte vara komplicerat, det ska kännas smidigt och lätt att använda inom er verksamhet, något som endast bidrar med fördelar. Det ska vara enkelt att både installera och att använda. Genom att integrera det nya systemet med företagets övriga verksamhetssystem som t.ex. ERP-, HR- och lönesystem så sparar vi resurser och tid. På det sättet är värdefull och aktuell information alltid inom räckvidd – utan risk för fel och förseningar. Vi har bockat av i stort sett alla möjliga integrationer på den svenska marknaden, ni hittar våra integrationer här.
4. Automatiska årsscheman och anställda kan själva göra sin tidsrapportering
Moderna personalsystem har funktionalitet för att kunna skapa upp scheman efter behov. Oftast beräknas detta behov utifrån en eller flera dataströmmar, t.ex. besökandes kunder, antal köp, antal ordrar eller annat. Behovet räknas om till timmar och systemet sätter sedan samman dessa behovstimmar till schemapass.
Bemannade och obemannade schemapass
Dessa schemapass kan vara obemannade eller bemannade. Är de bemannade så krävs att samtliga anställda, anställdas kontrakt samt de kollektivavtal som anställda är kopplade till finns angivna i systemet. Den data som ligger till grund för behovsberäkningen kan även ligga till grund för aktivitetsplanering - att man direkt i schemapasset ser vilken aktivitet som ska utföras vid vilken tidpunkt.
Anställd kan själv ansöka och rapportera ändringar
Anställd har tillgång till sitt planerade schema för ett antal veckor framåt i tiden och kan då själv aktivt hjälpa till med planering av eventuella ändringar på grund av t.ex. semester, sjukdom och VAB. Finessen ligger i att anställd själv kan ansöka eller rapportera dessa ändringar i sin mobil app vilket innebär att systemet fångar upp dessa och lägger in alla avvikelser där de hör hemma. Resultatet blir ett helt klart löneunderlag som kan importeras automatiskt in i lönesystemet och ligga till grund för utbetald lön.
5. Planera verksamheten efter budget
Att jobba mot en budget är ganska naturligt för de flesta verksamheter. Att veta inom vilka ekonomiska och resursmässiga ramar man har att förhålla sig till. Samma sak gäller med de flesta personalsystem idag. Det är ganska självklart, ofta en förutsättning, att kunna ange en budget för verksamhetens kostnad och intäkt.
Bryt ner budget mot tidsperiod
Lite mer avancerade system hjälper dessutom användaren att göra detta på ett lite smartare sätt. Baserat på historik samt trender i försäljning eller kundströmmar kan en budget på aggregerad nivå (t.ex. vecka, månad eller år) brytas ner till en budget per dag eller till och med per timme. Det vill säga om vi har 100 timmar i budget för en vecka att utföra en viss uppgift kan dessa brytas ner så vi vet exakt hur dessa 100 timmar ska planeras ut för att göra mest nytta - att optimera sina resurser.
Slutsats
Att implementera ett personalsystem är ofta avgörande för företag när antalet saker att hålla ordning på helt enkelt blir för omständligt och tidskrävande. När ni letar efter ert nya system, se till att processen är smidig och att leverantören finns där till att hjälpa till i alla lägen.
Lösningsorienterad leverantör
I slutändan handlar nästan allt om hur lösningsorienterade leverantören av ert personalsystem är när utmaningar dyker upp och hur ni tillsammans kommer att kunna tackla dessa. Med ett system som inte bara fungerar för er men som också finns där och stöttar, så kan ni känna er helt trygga med att det är rätt system att investera i. Vår support har finjusterats under drygt 10 års tid, ni kan läsa mer om den här.
